Zo gaan wij om met persoonsgegevens bij ConstructieShop.nl!

Roy de Lepper

Als je iets bij ons besteld ga je er natuurlijk vanuit dat (1) jouw gegevens veilig zijn bij ons, (2) wij niet meer gegevens vragen dan wij nodig hebben en (3) dat wij de gegevens alleen gebruiken voor de zaken waarvoor wij ze nodig hebben. Als mede-eigenaar van ConstructieShop.nl vind ik dit heel belangrijk. Als ik zelf een bestelling doe bij een ander internet bedrijf, ga ik er ook vanuit dat zij goed met mijn persoonsgegevens omgaan!

Daarom ben ik ook een groot voorstander van de Algemene Verordening Gegevensbescherming die per 25 mei 2018 ingaat. Om hier zo duidelijk en transparant mee om te springen schrijf ik in deze blog hoe ConstructieShop.nl omgaat met de AVG-wet. Mocht er iets onduidelijk zijn of mocht je extra vragen hebben dan kun je deze altijd stellen via onze berichten box onderaan deze blog.

Opbouw blog: zo gaat ConstructieShop.nl met de persoonsgegevens van onze klanten

Welke gegevens hebben wij nodig van onze klanten?
Waar gebruiken wij jouw persoonsgegevens voor?
Hoe komen wij aan deze gegevens?
Met wie delen wij jouw gegevens en hoe lang bewaren wij deze gegevens?

ConstructieShop.nl slaat persoonlijke gegevens op in een beveiligde database. Deze gegevens hebben wij nodig om jouw offerte aanvraag en onze dienstenverlening goed te laten verlopen. Wij beloven bij deze dat wij jouw gegevens niet zonder toestemming doorgeven voor commerciële doeleinden!

1. Welke gegevens hebben wij nodig van onze klanten?

Één van de belangrijkste punten van de AVG-wet is transparantie over de gegevens die wij verzamelen. Ik laat eerst een voorbeeld zien van hoe wij jouw persoonsgegevens opslaan. Daarna licht ik in een tabel toe hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens.

Hieronder lees je waarom wij deze gegevens opslaan en waarvoor wij ze gebruiken.

1. Projectcode, deze gebruiken wij, zodat voor iedereen duidelijk is welke gegevens bij wie horen. Daarnaast kunnen wij dankzij deze code onze diensten automatiseren. Een voorbeeld hiervan is het automatisch opslaan van jouw bouwtekeningen in onze mappen.
2. Lead, hier kijken wij waar jouw aanvraag vandaan komt. Komt de aanvraag via onze partners of via onze website.
3. Aanhef, wij spreken iedereen graag met de juiste aanhef aan :), vandaar dat we vragen om jouw aanhef.
4/5.Voornaam & achternaam, we willen graag weten wie onze diensten afneemt. Daarnaast helpen wij je graag zo persoonlijk mogelijk!
6/7/8/9. Adres, postcode, woonplaats & provincie, hebben wij nodig voor jouw factuur en het maken van een constructieberekening!
10. Type constructieberekening, we willen graag weten wat voor constructieberekening je wilt laten maken. Wel zo handig :).
11. Levertijd, sommige mensen hebben een constructieberekening door nood heel snel nodig. Op deze manier weten wij wie we extra snel moeten helpen!
12. Omschrijving, het is goed om te weten wat de toelichting is achter jouw vraag. Veel constructieberekeningen zijn namelijk niet standaard.
13. Telefoonnummer, wij zijn groot voorstander van direct contact. Wanneer wij vragen hebben willen wij je graag bellen.
14. Email adres, die hebben wij nodig voor het onderlinge contact en om jouw constructieberekening op te sturen.
15. Samenvattingen contact gegevens, wij vatten graag onze contact momenten met jouw samen. We kunnen helaas niet elk telefoongesprek onthouden, en op deze manier zorgen wij dat jouw vragen zo goed mogelijk worden beantwoordt.
16. Bankgegevens, wij gebruiken jouw bankgegevens, zodat wij de betalingen kunnen regelen. Jouw bankgegevens zijn opgeslagen bij onze bank (KNAB). Wij doen buiten de betaling niets met deze gegevens.
17. Bouwtekeningen en foto’s, wij slaan jouw opgestuurde foto’s en bouwtekeningen op in onze projectmap. Dit doen wij als ondersteuning voor de constructieberekeningen.

2. Waar gebruiken wij jouw persoonsgegevens voor?

Hierboven heb ik beschreven welke persoonsgegevens wij van jouw gebruiken. Hieronder leg ik kort uit waarvoor wij deze persoonsgegevens gebruiken!

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor onze klantenservice. Met de gegevens die jij hierboven naar ons stuurt kunnen wij ervoor zorgen dat jij de juiste constructieberekening krijgt.
Je kunt je aanmelden voor onze nieuwsbrieven en ons gratis E-boek. Zodra jij ons toestemming hebt gegevens sturen wij jou twee keer per week een email met onze verbouw tips.
Om onszelf te verbeteren. Zodra jij onze factuur hebben betaald sturen wij een bedankt email. Hierin vragen wij ook of jij ons een review wilt geven. Indien je dat hebt gedaan bellen wij jou in sommige gevallen graag terug om meer te leren van jouw feedback.

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben jouw persoonsgegevens op twee manieren beveiligd. Via al onze systemen gebruiken wij extra sterke wachtwoorden die niet zomaar te kraken zijn. Daarnaast staan onze websites onder het HTTPS protocol. Dat protocol zorgt voor een veilige uitwisseling van gegevens.

3. Hoe komen wij aan jouw persoonlijke gegevens?

Bij ConstructieShop.nl vragen wij via meerdere wegen om jouw persoonlijke gegevens. Hieronder heb ik een kort overzicht gemaakt van de manieren waarop wij om jouw persoonlijke gegevens vragen.

Als jij een offerteaanvraag bij ons plaatst.
Als jij via ons contactformulier contact met ons opneemt.
Als je jij aanmeldt voor onze nieuwsbrief en/of E-boek.
Als jij ons een review geeft.
Via onze partner bedrijven. Deze geven jouw gegevens alleen met toestemming aan ons.

4. Met wie delen wij deze gegevens en hoe lang bewaren wij deze gegevens?

Binnen ConstructieShop.nl hebben wij de volgende lagen:

Onze operatie (constructeurs & bouwkundig tekenaars)
Administratie & financiën
Online marketing & sales
Onze partner bedrijven (alleen met expliciete toestemming)

De operationele tak heeft alleen toegang tot de voor hun benodigde gegevens. Dus de projectgegevens die jij naar hun hebt opgestuurd, zodat zij een offerte kunnen maken, de constructieberekening kunnen maken en de betaling van hun project kunnen voldoen. Mocht constructeur A niet bezig zijn met jouw project, dan krijgt hij jouw gegevens ook niet te zien.

Onze administratie tak (financiën), online marketing & sales hebben toegang tot alle gegevens. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat onze operatie de juiste gegevens ontvangt en goed wordt ingepland. Daarnaast regelen deze takken de betalingen, waardoor ze inzicht hebben in alle gegevens.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Op dit moment 10 april 2018 hebben wij besloten om alle gegevens voor 5 jaar te bewaren. Dit omdat onderzoek uitwijst dat klanten in onze markt eens in de 5 jaar terugkomen. Wij vinden het handig om dan te weten dat wij eerder contact met je hebben gehad, zodat wij je zo goed als mogelijk kunnen helpen.

Kunnen wij jouw gegevens verwijderen?

Wij hebben een duidelijk overzicht gemaakt voor onszelf in welke systemen jouw data staat opgeslagen. Op dit moment kunnen wij indien gewenst al jouw persoonlijke gegevens binnen 15 minuten verwijderen.

Conclusie ConstructieShop.nl & AVG-wet

Wij vinden het heel belangrijk om transparant te zijn over de persoonsgegevens die wij gebruiken. Daarnaast willen wij zo goed als mogelijk omgaan met de AVG-wet. Mocht je nog vragen hebben over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan, dan kun je hieronder een bericht achter laten. Ik kom dan zo spoedig mogelijk bij je terug.